06. Mai 21

Change virtuell – wie der Funke überspringt!

Seit 2020 begleiten wir ein großes Changeprojekt "Moderne Verwaltung": In einer großen Verwaltungsorganisation werden Digitalisierung, Umsetzung neuer Raumkonzepte und Schritte hin zu einer agilen Verwaltung miteinander verzahnt. Als Veränderungsbegleiter stehen wir vor der Frage: Wie können wir in dieser virtuellen Zeit die Mitarbeiter*nnen erreichen - und wir meinen: wirklich erreichen?

Wie sehr das organisationale Erleben eines Veränderungsprozesses am Raum und der Präsenz hängt, haben wir in diesem letzten Jahr schmerzlich erfahren: Wie können Veränderungsvorhaben Kraft entfalten, wenn die Magie der Gruppe nicht genutzt werden kann? Wie bin ich als Mitarbeiter*in in einen Transformationsprozess emotional involviert, wenn ich im Homeoffice deutlich weniger Berührung zu meinem Unternehmen habe und außerdem von den vielen Herausforderungen zwischen Home und Office gefangen genommen bin?

"Einfach" ist es im Projekt mit dem Austausch von Informationen: Es gibt Videos zur Vision und zu einzelnen Konzepten, Intranet und eine Mitarbeiterzeitschrift helfen, Einblick in das Projektgeschehen zu geben. Ein täglicher News-Ticker weist bei Bedarf auf Neuerungen hin.

Schon anspruchsvoller ist die Frage, wie jede/r einzelne emotional involviert werden und zur Beteiligung angeregt werden kann.
Derzeit werden vorrangig viele kleine Initiativen angeboten, die dank des herausragenden Engagements der internen Projektbeteiligten sehr gut funktionieren und so Puzzleteil für Puzzleteil ein genaueres Bild vermitteln, welche Veränderungen auf die Mitarbeitenden zukommen: Dazu gehören ein Foto-Wettbewerb zur Vision, viele virtuelle Mitmachangebote rund um agiles Arbeiten, sukzessive Remote-Teamworkshops  für alle für den Start in die Digitalisierung, virtuelle Führungen zu den Bauvorhaben und ein Pilotvorhaben "Desksharing" für Teams, die mit geteilten Arbeitsplätzen Erfahrung machen möchten. Highlight wird die "Agile Woche", auf der täglich zu einem Schwerpunktthema virtuelle Veranstaltungen besucht werden können.

Die eigentliche Herausforderung ist, in einem komplexen Changeprojekt das große Ganze auch virtuell erfassbar zu machen. Hier planen wir hybrid: Eine Walking Gallery wird stattfinden, sobald man wieder "ins Büro" gehen kann: Auf den Fluren des Hauses gibt es Stationen, an denen die vielfältigen Lösungsansätze für die künftige Arbeit (e-Akte, Desksharing, Open Office, selbstverantwortliches Arbeiten, agile Methoden für die Teams et al.) über eine längere Zeit besucht werden können. Alles gibt es per QR-Code auch virtuell. So können sich Mitarbeiter*nnen einen Einblick in die Arbeit von morgen verschaffen, wenn sie nur selten in der Dienststelle sind. Und diese Idee ist noch ausbaufähig:

• Virtuelle Gruppenführungen werden mit dem web-conference-Tool angeboten
• Ein Quiz kann analog oder digital dazu animieren, alle Stationen zu besuchen
• Regelmäßige virtuelle Feedback-Sessions bringen alle miteinander zu ihren Eindrücken in den Dialog
• An einzelnen Stationen kann man in gemischten Gruppen Aufgaben lösen
• Teams erhalten einen virtuellen Rundgang mit Workshop-Konzept, mit dem sie selbst den Diskurs über die künftige Teamaufstellung an den Stationen führen können.

Sicher können später Großgruppenveranstaltungen folgen - doch wir sind bis dahin nicht tatenlos und werden diese dann umso mehr genießen!