29. März 22
Funktionsstrategie entwickeln – von Getriebenen zu Akteuren im Unternehmen werden
Zu Beginn des Jahres erreichte uns die Anfrage eines Unternehmens, das Musiksoftware herstellt. Der Leiter der IT-Unit suchte unsere Unterstützung bei der Entwicklung einer Funktionsstrategie.
Ausgangslage: Das Unternehmen mit Sitz in Berlin ist in den vergangenen 20 Jahren organisch gewachsen. Die ca. 500 Mitarbeitenden kommen aus aller Welt. Spätestens seit Beginn der Pandemie ist Remote-Work zu einer Selbstverständlichkeit geworden. Jedes Team arbeitet intensiv mit den Business Units im Sinne der Kund*innen zusammen.
Der IT-Bereich ist, ebenso wie einige andere Bereiche, nach wie vor funktional aufgestellt. Innerhalb der IT gibt es sechs Teams, die weitgehend autonom aber auch unverbunden arbeiten. Das soll sich ändern. Es handelt sich bei der IT-Unit um eine interne Serviceeinheit, die den IT-Support und IT-Operations sichert, das Backend verantwortet, interne Tools bereitstellt, das CRM entwickelt und betreibt sowie einige Web-Applikationen zur Verfügung stellt. Die Frontend-Entwicklung für die Produkte, die das Unternehmen anbietet, findet in den Businesseinheiten statt.
Wir entwickeln den Case-for-Action für die Funktionsstrategieentwicklung gemeinsam mit der Business Unit-Leitung und den Teamleitungen, die den Prozess begleiten werden. Unserem Auftraggeber geht es einerseits um eine klare und transparente Positionierung des IT-Bereichs innerhalb des Unternehmens: Wofür stehen wir? Was sind unsere Prioritäten? Mit welchen Themen werden wir uns in den nächsten Jahren beschäftigen? Was sind unsere Kernkompetenzen? Diese Fragen werden im Alignment mit der Unternehmensstrategie bearbeitet, die sich zum gegenwärtigen Zeitpunkt in einer Weiterentwicklung befindet und die über eine enge Abstimmung mit dem COO in unseren Prozess hineinwirkt. Andererseits geht es um Kompetenzaufbau und engeren Austausch zwischen den Teamleitungen. Die Teams sollen künftig enger miteinander arbeiten, weniger unverbunden und zunehmend in Kooperation agieren. Dafür ist es notwendig, Kompetenz in der Strategiearbeit aufzubauen, einen flexiblen und dynamischen Strategieansatz für die Business Unit (kurz BU) IT zu entwickeln und strategische Themen zu identifizieren, die nur in Kooperation über Teamgrenzen hinweg erreichbar sind.
Für die Teamleitungen liegt die Priorität auf der Entwicklung von Fokus, Ausrichtung und Orientierung – so dass künftig souverän auf die vielen Anliegen reagiert werden kann, die täglich an die BU herangetragen werden. Aber auch die verstärkte Kollaboration rund um die relevanten Zukunftsthemen ist den Teamleitungen ein echtes Anliegen. Raus aus den Silos, rein in den Austausch.
Mit diesem geschärften Fokus ist das siebenköpfige Team unter unserer Begleitung in einen durchgängig virtuell gestalteten Prozess der Entwicklung der Funktionsstrategie gegangen. Wir haben seitens der Beratung in der Auftragsklärung deutlich gemacht, dass die genannten Ziele nur dann erreicht werden können, wenn sich alle Beteiligten in den kommenden Monaten hierfür engagieren – und die BU-Leitung die Teamleitungen dabei unterstützt, die entsprechenden Freiräume zu schaffen. In acht ganztägigen Workshops (und mit sehr viel Arbeit, die durch die BU-Leitung und das Strategieteam zwischen diesen Workshops geleistet wird) gefolgt von einer kürzeren Review-Retro-Session wird nicht nur die Strategie in Form eines umfassenden Zukunftsbildes entwickelt. Darüber hinaus erwirbt jedes der Teammitglieder die Kompetenz, das Zukunftsbild im eigenen Verantwortungsbereich in die Umsetzung zu bringen. Die relevanten Stakeholder aus dem Unternehmen sind in den Prozess einbezogen, es erfolgen Kommunikation und Einbindung sowohl in die anderen Unternehmensbereiche als auch in die Business-Unit selbst.
Wir gehen kurz vor Ende des Jahres mit klar vereinbarten OKRs (Objectives and Key Results), der Verabredung zu vierteljährlichen Reviews, einem zusammengewachsenen Strategieteam und einer Kommunikationsstrategie in Richtung C-Level auseinander. Ob die Umsetzung des Zukunftsbildes gelingt, wird das nun folgende Jahr zeigen. Die Voraussetzungen dafür sind gut.
