13. Juli 21

Nach der dritten Welle - endlich Wiedersehen! - Design für ein Team-Offsite für das neue Normal

Wir blicken gespannt auf die nächsten Wochen: Mit Juli endete die Homeoffice-Pflicht in Deutschland, die dritte Welle ist vorbei und wenn wir Glück haben, können wir langsam konkreter über das "New Normal" nach den Lockdowns sprechen. In vielen Unternehmen gibt es derzeit coronabedingte befristete Betriebsvereinbarungen und die Personalbereiche entwickeln auf Hochtouren die Rahmen für das Arbeiten danach: Homeoffice, Desksharing, virtuelle Teamarbeit, agiles Arbeiten, neue Arbeitszeitmodelle brauchen jetzt Verstetigung.

Doch dies wollen Organisationen nicht immer abwarten. Verstärkt bekommen wir zur Zeit Anfragen für Team-Offsites, die unsere Kund*innen nutzen wollen, um ...

... eine Retrospektive dazu durchzuführen, wie alle die letzten Monate erlebt haben und was sie bewahren und verändern möchten,

... alle Fragen zu bearbeiten, die sich auf die künftige Gestaltung der Arbeit beziehen,

... nicht zurück in alte Muster zu verfallen, sondern den Moment zu nutzen, um neue Arbeitsformen einzuführen,

... den Weg zurück ins Büro zu stimulieren,

... ihre "neue" Zusammenarbeit als Team aufzufrischen,

... sich endlich wieder persönlich zu sehen und Zeit miteinander zu verbringen.

Gefragt sind Formate, in denen die drei Sinndimensionen des Change in einer guten Balance miteinander praktisch verbunden werden können: Inhalt, z.B. bzgl. der Gestaltung von Flex-Office Lösungen. Sozial, z.B. über die kreative Entwicklung eines neuen Miteinanders. Zeit, z.B. durch die Synchronisierung der gemeinsamen Blickwinkel in Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft.

Wir stellen Ihnen hier ein Beispiel für ein Workshop-Design vor, das Sie gern adaptieren und nutzen können. Der Rahmen sind 1,5 Tage, wir starten am Mittag des ersten Tages mit dem Rückblick, der Auswertung und der Definition der Handlungsfelder, genießen den gemeinsamen Abend und erarbeiten am zweiten Tag viele Lösungen und konkrete To Do's. Derartige Designs müssen immer kunden- und situationsspezifisch (neu) gedacht werden - sehen Sie dies also bitte als Blaupause für viele mögliche Varianten.

Erster Tag / Nachmittag

1. Mittags Anreise und Lunch
2. Start im Workshop-Raum mit einem kleinen Willkommenspaket (zusammengestellt aus Dingen, die mit dem Büro/Unternehmen verknüpft sind und vielleicht vermisst wurden).
3. Warm-up: Wir erzählen unsere Lockdown-Geschichte im zeitlichen Abriss mit "Staffelholz-Weitergabe" an den nächsten: So gewinnen wir anhand persönlicher Spotlights rasch einen guten Überblick über die letzten Monate.
4. Retrospektive: Und jetzt noch einmal ausführlich: In kleinen Gruppen reflektieren und analysieren wir, wie die Arbeit des Teams in den letzten Monaten erlebt wurde, z.B. mit einer Pinwandtour durch die 5 Fragen einer Retrospektive: "Was beibehalten? Womit starten? Was stoppen? Wovon mehr? Wovon weniger?" Dabei ist ausreichend Zeit für persönliche Gespräche, damit über die üblichen Antworten hinaus auch die Feinheiten eine Chance haben, genannt zu werden. Anschließend werfen wir noch einmal einen Blick auf das entstandene Stimmungsbild und arbeiten dabei kurz die definierten Handlungsfelder heraus. Alternativ:
   • Foto-Ausstellung zu im Vorfeld zusammengestellten Eindrücken jedes einzelnen: "Meine / unsere Arbeit in den letzten Monaten"
   • Erst Definition einzelner Fragen ("Wie habe ich ... erlebt?") und dazu jeweils Mentimeter-Abfrage / Stimmungsbild
   • Frühjahrsputz: Was wollte ich schon immer ändern, was jetzt erst richtig aufgefallen ist?
5. Impuls: Neues Arbeiten im Unternehmen: Was ist in den letzten Monaten an neuen Lösungen entstanden? Hier geht es darum, über den Tellerrand hinauszuschauen, welche anderen Arbeitskonzepte (New Work, agil, andere Raumkonzepte, digitale Lösungen ...) es im Unternehmen gibt - oder auch außerhalb, denn hier geht es nicht zuletzt darum, innovative Impulse aufzunehmen.
6. Unser Zielbild der Arbeit im Team: Was wollen wir in einem halben Jahr über uns sagen? Dabei kann es - wenn möglich und nötig - auch tiefer in die Strategieentwicklung gehen, falls das nicht zu komplex für dieses Treffen wird.

Abends sind Ihrer Phantasie keine Grenzen gesetzt - unsere Hypothese ist aber, dass es nichts Besonderes braucht: Gutes Essen, Zeit zum Reden an wechselnden Plätzen, damit man viele trifft, der Genuss, wieder bewirtet und verwöhnt zu werden ...

Zweiter Tag / ganztägig

1. Arbeitsphase: Neue Wege entdecken: In kleineren Gruppen werden je nach Themenschwerpunkt konkrete Vorschläge entwickelt, wie in Zukunft gearbeitet werden soll. Alle bekommen genügend Zeit, damit etwas Gutes dabei herauskommt und sind gefordert, sehr konkret zu klären, was das Ergebnis sein soll, wie das Vorgehen ist und wer was als nächstes tun soll. Hier nur ein paar typische Fragen, die echten Needs ergeben sich ja aus dem ersten Tag:
   • Wie sichern wir die notwendige Präsenz im Büro?
   • Wie stimmen wir uns hybrid ab?
   • Inwiefern könnten wir mit Desksharing (o.ä.) unsere Räume optimal nutzen und Platz für agilere Arbeitsformen / Räume gewinnen?
   • Wie sorgen wir dafür, dass wir alle wieder Lust aufs Büro bekommen?
   • Wie können wir an unseren Schnittstellen die neuen virtuellen Formate besser nutzen?
   • Was machen wir vor Ort - was machen wir virtuell?
   • Wie werden wir wieder vertrauter miteinander?
   • Vieles lief so herrlich unbürokratisch, wie können wir uns das erhalten?
   • Wir sind insgesamt selbstverantwortlicher in unserem Handeln geworden, wie können wir dies erhalten?
   • Welche Wünsche haben wir an unsere Teamleitung?
   • Wie passen wir gut miteinander auf, dass die Trennung von Arbeits- und Freizeit im hybriden Arbeiten möglich ist?
2. Ernte einfahren: Die vielen Lösungen werden diskutiert, abgestimmt (am besten im Konsent) und mit Hilfe eines Kanban-Boards auf die Schiene gebracht. Damit haben alle auch gleich das Instrument in der Hand, die Realisierung in Angriff zu nehmen.
3. Team-Challenge: Nach der vielen Kopfarbeit gibt es je nach Situation in der Location vor Ort eine bewegte Pause mit einer kreativen Übung.
4. Reflecting Moments: Wir nehmen eine klassische Team-Workshop-Übung auf und bieten an, sich aus der Distanz der letzten Monate zu trauen, einzelnen Kolleg*innen freundliche Hinweise zu geben, wie sie noch hilfreicher im Team wirken können - m.a.W. Feedback zu geben, wo man sich einen "Neuanfang" wünscht und einen Rückfall in alte (Konflikt-)Muster vermeidet. Das kann auch auf einem "Walk-the-Talk" sein.

Am Ende fassen wir das Team-Offsite in einer Auswertung zusammen und entwickeln ein Symbol für einen Anker, um sich im Alltag an die gemeinsamen Tage zu erinnern (das kann z.B. aus einer Postkartensammlung sein) - dann ab ins Auto und nach Hause in die andere Wirklichkeit.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß mit dieser kleinen Story zum Nachahmen - oder zum Nachfragen, ich stehe gerne zur Verfügung!